시간관리 매트릭스

직장인들의 면담을 하다 보면 생각보다 시간관리가 안되어서 업무처리가 안되었다고 말하는 경우가 많다. 

이 경우 상황을 자세히 들여다보면 정말 시간관리가 안 되는 경우도 있지만

1. 위임이 되지 않았다.

2. 실제로 업무스킬이 떨어진다.

3. 시간관리 노하우가 없다.

 

 

이렇게 세 가지로 다시 분류해서 생각해 볼 수 있겠다. 일을 빠르고 효과적으로 처리하는 능력자들을 보면 생각보다 1번을 잘 활용하는 사람이 많은데 이런 사람들은 나에게 도움을 줄 수 있는 주변인과 그 주변인이 잘하는 능력을 파악하고 있고 또 일을 기분 좋게 시키는 능력까지 가지고 있다. 이 부분에 대해서는 다른 포스팅에서 자세히 살펴보는 기회를 갖도록 하겠다. 2번 실제 업무스킬이 떨어지는 경우는 다른 방법이 없다. 학습과 자기 노력으로 공백을 채우는 수밖에..

오늘은 3번 정말로 시간을 잘 쪼개어서 활용하는 시간관리 노하우 중 시간관리 매트릭스 활용에 대해 알아보도록 하겠다. 

일단 시간관리 시 가장 중요한 것은 업무의 중요도와 긴급도에 따른 분류가 필요하다. 그리고 가능하다면 메모장을 활용하여 이 매트릭스의 효과를 2배 더 볼 수 있다. 예를 들어 메모장의 구역을 분리하여 1,2,3,4를 구분하여 기록하고 1번은 빠르게 처리, 2번은 시간을 가지고 처리하되 매우 치밀하고 신중하게... 예를 들면 하루에 2시간씩 고정적으로 시간을 투자하여 처리하고 3번의 경우는 그 업무에 적합한 위임자를 빠르게 찾는 것에 시간을 할애하며 4번은 되도록 제거하거나 남는 시간에 하도록 한다. 

 

 

<우선순위 1>

1. 마감이 임박한 프로젝트/돌발상황/피해가 크게 예상되는 사고

2. 즉시 처리한다.

<우선순위 2>

1. 미래를 위한 준비 및 계획/ 예방 및 리스크 대책/ 학습 및 자기 계발

2. 충분한 시간을 투자하여 치밀하게 진행

<우선순위 3>

1. 중요하지 않은 회의/ 중요하지 않은 메일 확인/ 중요하지 않은 손님 및 고객 응대

2. 적합한 위임자를 찾아 처리

<우선순위 4>

1. 인터넷 서핑, 다른 사람 험담, SNS

2. 제거하거나 시간이 남으면 진행한다.

 

<<위와 같이 우선순위에 따라 다시 한번 정리해 보았다.>> 

1. 업무를 중요도와 급박함에 따라 우선순위 1,2,3,4로 나눈다.

2. 1번 처리 -> 3번 위임자 선택 및 지시 -> 2번 진행 -> 4번

순으로 진행해 본다면 큰 무리 없이 시간관리는 될 거라 믿는다.